Psikologi Manajemen Pretemuan 1

A.   Pengantar

1.      Definisi Manajemen

Manajemen adalah seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi Mary Parker Follet ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal.

Sumber:  http://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen

2.      Definsi kepemimpinan

Perspektif individual dan aspek dari fenomena yang paling menarik perhatian mereka. Stogdill (1974: 259) menyimpulkan bahwa terdapat hampir sama banyaknya definisi tentang kepemimpinan dengan jumlah orang yang telah mencoba mendefinisikannya. Lebih lanjut, Stogdill (1974: 7-17) menyatakan bahwa kepemimpinan sebagai konsep manajemen dapat dirumuskan dalam berbagai macam definisi, tergantung dari mana titik tolak pemikirannya. Misalnya, dengan mengutip pendapat beberapa ahli, Paul Hersey dan Kenneth H Blanchard (1977: 83-84) mengemukakan beberapa definisi kepemimpinan, antara lain:

·         Kepemimpinan adalah kegiatan dalam mempengaruhi orang lain untuk bekerja keras dengan penuh kemauan untuk tujuan kelompok (George P Terry)

·          Kepemimpinan adalah kegiatan mempengaruhi orang lain agar ikut serta dalam mencapai tujuan umum (H.Koontz dan C. O'Donnell)

·         Kepemimpinan sebagai pengaruh antar pribadi yang terjadi pada suatu keadaan dan diarahkan melalui proses komunikasi ke arah tercapainya sesuatu tujuan (R. Tannenbaum, Irving R, F. Massarik).

Untuk lebih mendalami pengertian kepemimpinan, di bawah ini akan dikemukakan beberapa definisi kepemimpinan lainnya seperti yang dikutip oleh Gary Yukl (1996: 2), antara lain:

·         Kepemimpinan adalah peningkatan pengaruh sedikit demi sedikit pada dan berada di atas kepatuhan mekanis terhadap pengarahan-pengarahan rutin organisasi (Katz dan Kahn)

·         Kepemimpinan adalah proses mempengaruhi aktivitas-aktivitas sebuah kelompok yang diorganisasi ke arah pencapaian tujuan (Rauch dan Behling)

·         Kepemimpinan adalah proses memberi arti terhadap usaha kolektif yang mengakibatkan kesediaan untuk melakukan usaha yang diinginkan untuk mencapai sasaran (Jacobs dan Jacques)

Sumber : http://www.ut.ac.id/html/suplemen/adpu4334/w2_1_1_1.htm

B.   Perencanaan penempatan manajemen

1.      Definisi Prencanaan

Menurut Al-Bahra Bin Ladjamudin dalam bukunya yang berjudul Analisis & Desain Sistem Informasi (2005 : 39), menyebutkan bahwa :

”Perancangan adalah suatu kegiatan yang memiliki tujuan untuk mendesign sistem baru yang dapat menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi perusahaan yang diperoleh dari pemilihan alternatif sistem yang terbaik.”

Menurut My Earth dalam makalahnya yang berjudul Perancangan sistem dan Analisis, menyebutkan bahwa:

”Perancangan adalah suatu kegiatan membuat desain teknis berdasarkan evaluasi yang telah dilakukan pada kegiatan analisis.”

Sumber:[http://meylonesome.blogspot.com/2008/12/perancangan-sistem-dan analisis.html]

2.      Langkah – langkah menyusun perencanaan

                        1. Penentuan Tujuan

Manajer atas memilih tujuan strategis. Pemilihan ini dipengaruhi oleh nilai-nilai yang dianut manajer, disamping kekuatan dan kelemahan organisasi. Sedangkan tujuan itu mencakup pernyataan umum tentang, misi, maksud dan tujuan organisasi.

                                    2. Analisa Lingkungan

Tujuan yang dipilih harus disesuaikan faktor-faktor yang membatasi yaitu faktor ekstern. Oleh karena itu dibutuhkan analisa faktor ekstern dan faktor internal (kekuatan dan kelemahan perusahaan).

                                    3. Menetapkan Ukuran

Tujuan spesifik dengan ukuran tertentu dapat :

                  a. Memudahkan cara mencapai

                  b. Menjadi pendorong efektif

                  c. Membantu manajemen bawah menyusun rencana

                  d. Memudahkan pengukuran keberhasilan dan kegagalan

                        4. Membuat Rencana Unit

Setelah manajer atas secara tentatif merumuskan tujuan umum jangka panjang, maka manajer bawah menentukan tujuan unit untuk menyumbangkan tercapainya tujuan umum.

                        5. Pembandingkan Rencana Unit dengan Rencana Strategis

Apabila ada perbedaan atau ketidakcocokan antara rencana/tujuan unit dengan tujuan dan rencana strategis.

                        6. Menutup Perbedaan

Apabila ada perbedaan antara tujuan unit dengan tujuan strategis harus diadakan penyesuaian.

                        7. Memilih Alternatif

Manajer mengadakan inventarisasi berbagai alternatif yang bisa ditempuh untuk mencapai tujuan, dan kemudian memilih salah satu alternatif yang terbaik.

                        8. Implementasi Rencana

Alternatif yang terbaik akan menjadi rencana-rencana dan harus dirumuskan dengan jelas dan diperinci menjadi rencana kegiatan operasional untuk dilaksanakan.

                        9. Mengukur dan Mengawasi Kemajuan

Untuk itu diperlukan:

                  a. Standar sebagai tolok ukur untuk mengetahui kemajuan.

                  b. Umpan balik dari pelaksana untuk mengetahui hasil-hasilnya.

                  c. Berdasar standar melakukan penilaian terhadap hasil-hasil yang dicapai.

                  d. Melakukan koreksi jika terjadi penyimpangan.

3. Manfaat Menyusun Perencanaan dalam manajemen

1.      Standar pelaksanaan dan pengawasan.

2.      Pemilihan berbagai alternative terbaik.

3.      Penyusunan skala prioritas, baik sasaran maupun kegiatan.

4.      Menghemat pemanfaatan sumber daya organisasi.

5.      Membantu manajer menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan.

6.      Alat memudahkan dalam berkoordinasi dengan pihak terkait, dan,.

7.      Alat meminimalkan pekerjaan yang tidak pasti.

8.      Mengarah pada tindakan yang bertujuan.

9.      Menghindari kesalahan atau risiko.

10.  Memungkinkan pendelegasian tugas (kekuasaan).

11.  Memungkinkan koordinasi.

12.  Metode yang digunakan bisa lebih baik.

13.  Bisa berhemat atau ekonomis dana.

14.  Bisa menghemat tenaga manajemen.

15.  Sebagai dasar untuk pengendalian.

4.   Menjelaskan jenis perencanaan dalam manajemen 

Melihat tingkat hierarkis, ada 3 jenis perencanaan :

1. Perencanaan Strategis

2. Perencanaan Taktis

3. Perencanaan Operasional

Perencanaan Strategis

yaitu suatu proses dimana eksekutif atau top manajer meramal arah jangka panjang dari suatu entitas dengan menetapkan target spesifik pada kinerja, dengan mempertimbangkan kondisi internal dan eksternal untuk melakukan tindakan perencanaan.

Perencanaan Taktis

yaitu proses yang berkelanjutan, yang bertujuan dalam waktu dekat, merampingkan pengambilan keputusan dan menentukan tindakan. bagian ini dilakukan secara sistemik karena merupakan totalitas yang dibentuk oleh sistem dan subsistem, seperti yang terlihat dari sudut pandang sistemik. 

Perencanaan Operasional

yaitu perencanaan yang dilakukan pada karyawan tingkat terendah dalam organisasi. Mengidentifikasi prosedur spesifik, dan proses yang diperlukan di tingkat bawah organisasi, menyajikan rencana aksi atau rencana operasional. Hal ini dihasilkan oleh tingkat organisasi yang lebih rendah dengan fokus pada kegiatan rutin perusahaan, oleh karena itu rencana dikembangkan dalam waktu yang singkat. 

Referensi : shvoong.com/writing-and-speaking/presenting/2077093-tujuan-perencanaan-dan- manfaat-perencanaan/

C.   Pengorganisasian Struktur Manajemen

1.      Definisi Setruktur Organisasi

Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan. Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan wewenang siapa melapor kepada siapa. 

2.       Contoh struktur organisasi dalam suatu perusahaan 

            3. Menjelaskan pengorganisasian sebagai fungsi manajemen yang meliputi :

                a.    Organisasi Formal 

                      Organisasi formal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang mengikatkan diri dengan suatu tujuan bersama secara sadar serta dengan hubungan kerja yang rasional

Contoh : Perseroan terbatas, Sekolah, Negara, dan lain sebagainya. 

                b.      Organisasi Informal 

                      Organisasi informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari. Contoh : Arisan ibu-ibu sekampung, belajar bersama anak-anak sd, kemping ke gunung pangrango rame-rame dengan teman, dan lain-lain.

       4. Manfaat Struktus fungsional dan struktur divisional

Orang-orang dikelompokkan ke dalam departemen departemen menurut kesamaan keterampilan dan aktivitas-aktivitas kerja.

Dengan struktur fungsional, organisasi membentuk divisi-divisi semi otonom, dimana setiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri. Masing-masing divisi mengembangkan strategi tingkat unit bisnis dan memiliki fungsi produksi, pemasaran, akuntansi dan fungsi lainnya. Manajer fungsi melapor pada manajer divisi yang kemudian melapor pada manajer korporat. Pembagian divisi pada umumnya dilakukan atas dasar produk, geografis, dan pasar/pelanggan.

Struktur fungsional mengelompokkan fungsi-fungsi yang sama atau kegiatan yang sejenis untuk membentuk suatu satuan organisasi. Individu yang memiliki keahlian yang sama dikelompokkan bersama. Struktur fungsional terdiri dari fungsi-fungsi utama organisasi, yaitu: produksi, pemasaran, keuangan, dan personalia/SDM.

Kelebihan:

1.      Menciptakan efisiensi melalui spesialisasi

2.      Memusatkan keahlian organisasi

3.      Memudahkan manajer dalam melakukan monitoring dan mengevaluasi kinerja   karyawan

4.      Memerlukan koordinasi internal yang minimum

5.      Meminimumkan duplikasi personalia dan peralatan dari segi biaya

6.      Sesuai untuk lingkungan yang stabil

Tipe Struktur Fungsional

Mendesain struktur berdasar fungsi-fungsi yang ada dalam suatu organisasi/divisi/sub divisi. Misal fungsi niaga, fungsi SDM dan fungsi teknik. Tipe ini memiliki kelebihan seperti berikut.

1.      Mempromosikan ketrampilan yang terspesialisasi

2.      Mengurangi duplikasi penggunaan sumber daya yang terbatas

3.      Memberikan kesempatan karir bagi para tenaga ahli spesialis

Dan tipe fungsional ini relevan untuk situasi seperti berikut:

1.      Lingkungan stabil

2.      Tugas bersifat rutin dan tidak banyak perubahan terjadi

3.      Mengutamakan efisiensi dan kapabilitas fungsional

Namun tipe fungsional juga memiliki sejumlah keterbatasan, seperti :

1.      Menekankan pada rutinitas tugas — kurang memperhatikan aspek strategis jangka panjang

2.      Menumbuhkan perspektif fungsional yang sempit

3.      Mengurangi komunikasi dan koordinasi antar fungsi

4.      Menumbuhkan ketergantungan antar-fungsi — dan kadang membuat koordinasi dan kesesuaian jadwal kerja menjadi sulit dilakukan

Struktur fungsional – jenis struktur organisasi ini mengelompokkan orang berdasarkan fungsi yang mereka lakukan dalam kehidupan profesional atau menurut fungsi yang dilakukan dalam organisasi. Bagan organisasi untuk organisasi berbasis fungsional terdiri dari Vice President, Sales department, Customer Service Department, Engineering atau departemen produksi, departemen Akunting dan Administratif .

Struktur Divisional. Ini adalah jenis struktur yang berdasarkan divisi yang berbeda dalam organisasi.  Struktur-struktur ini dibagi ke dalam: Departemen dikelompokkan ke dalam divisi mandiri terpisah berdasarkan pada kesamaan produk, program, atau daerah geografis. Perbedaan keterampilan merupakan dasar departementalisasi, dan bukannya kesamaan keterampilan.

1.      Struktur produk – struktur sebuah produk berdasarkan pada pengelolaan karyawan dan kerja yang berdasarkan jenis produk yang berbeda. Jika perusahaan memproduksi tiga jenis produk yang berbeda, mereka akan memiliki tiga divisi yang berbeda untuk produk tersebut.

2.       Struktur pasar – struktur pasar digunakan untuk mengelompokkan karyawan berdasarkan pasar tertentu yang dituju oleh perusahaan. Sebuah perusahaan bisa memiliki 3 pangsa pasar yang digunakan dan berdasarkan struktur ini, maka akan membedakan divisi dalam struktur.

3.      Struktur geografis – organisasi besar memiliki kantor di tempat yang berbeda, misalnya ada zona utara, zona selatan, barat, dan timur. Struktur organisasi mengikuti struktur zona wilayah.

Kelebihan:

1.      Lebih mudah dalam pengelolaannya karena memecah organisasi menjadi divisi yang lebih kecil.

2.      Memungkinkan pembuatan keputusan strategis yang lebih luas dan konsentrasi penuh pada tugas-tugas.

3.      Tempat latihan yang baik bagi para manajer strategik.

4.      Manajer dapat memilih struktur (produk, geografis, pasar) yang paling sesuai dengan divisinya.

5.      Sesuai untuk lingkungan yang cepat berubah, tanggapan yang cepat pada perubahan karena adanya.

   

refferensi : http://repository.binus.ac.id/content/A0172/A017299334.ppt

5.  Kerugian struktur fungsional dan struktur divisional

          

1.      Kekurangan dari struktur organisasi fungsional adalah:

• Dapat mendorong timbulnya persaingan dan konflik antar fungsi

• Mengakibatkan sulitnya koordinasi di antara bidang-bidang fungsional

• Dapat menyebabkan tingginya biaya koordinasi antar fungsi

• Identifikasi karyawan dengan kelompok spesialis dapat membuat perubahan menjadi sulit

2.      Sedangkan kekurangan  struktur organisasi divisional antara lain:

• Mengkibatkan turunnya komunikasi antara spesialisasi fungsional

• Sangat potensial untuk menimbulkan persaingan antar  divisi

• Pendelegasian yang besar dapat menimbulkan masalah
  
  
  Refferensi:
  Dr. Mahmuh M, hanafi, MBA. 2003. Mangemen Edisi Revisi. Yogyakarta: Akademi Managemen Perusahaan YKPN